Verze 2026-10-01
Správcem osobních údajů popsaných v oddílu 3 je Václav Kubík, IČO 76233111, se sídlem Ejpovická 56, 109 00 Praha – Horní Měcholupy (dále jen „my“), provozovatel aplikace trainSmart na adrese trainsmart.cz (dále jen „Aplikace“).
Se všemi dotazy k ochraně osobních údajů a s uplatněním svých práv se na nás můžete obrátit na info@trainsmart.cz. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme zatím nejmenovali.
Aplikaci používají trenéři a studia (dále „Trenér“) a jejich klienti (dále „Klient“). Ve vztahu k údajům, které Trenér do Aplikace zadává o svých klientech (jméno, kontakty, rezervace, tréninkové plány, platby, zprávy, případně tělesné nebo zdravotní údaje), je správcem Trenér (studio) a my jsme jeho zpracovatelem. Zpracováváme je jen podle jeho pokynů a pro provoz Aplikace (viz obchodní podmínky, bod 7.4).
Jste-li Klient, obracejte se s žádostmi o přístup, opravu, výmaz a dalšími především na svého trenéra nebo studio; informace o tom, k jakým účelům a jak dlouho vaše údaje uchovává, vám poskytne on. Můžete napsat i nám na info@trainsmart.cz: žádost předáme trenérovi a pomůžeme mu s jejím vyřízením.
Údaje o vás jako uživateli Aplikace (přihlašovací účet, e-mail, ověření, záznamy o činnosti) zpracováváme jako správce my — a to u Trenéra i u Klienta. Popisuje je oddíl 3.
Jako správce zpracováváme tyto údaje:
| Údaje | Účel | Právní základ | Doba uchování |
|---|---|---|---|
| Jméno a e-mail uživatele, u Trenéra také název studia a jeho identifikátor v adrese | založení a provoz uživatelského účtu, komunikace o službě | plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) | po dobu trvání účtu, po jeho zrušení bez zbytečného odkladu, kromě údajů, které musíme uchovat ze zákona; účet, jehož e-mail nebyl do 14 dnů potvrzen, se i s prázdným studiem smaže |
| Heslo (uložené jen jako nevratný hash), ověření e-mailu, jednorázové odkazy (obnova hesla, pozvánky), přihlášené relace, potvrzení souhlasu s podmínkami (čas a verze) | zabezpečení účtu a doložení souhlasu s obchodními podmínkami | plnění smlouvy; oprávněný zájem na zabezpečení (písm. f)) | po dobu trvání účtu; jednorázové odkazy vypršejí do 1 hodiny (obnova hesla) nebo 7 dnů (pozvánky) |
| Nepovinná profilová fotka; u Trenéra a jeho týmu také nepovinný veřejný profil (text o sobě, telefon, odkazy na Instagram, Facebook a web) a volba, které z těchto údajů a zda e-mail uvidí ostatní uživatelé v rámci studia | zobrazení uživatele v Aplikaci; představení Trenéra klientům a kolegům ve studiu | souhlas (písm. a)) — údaje zadáváte a jejich zveřejnění v rámci studia zapínáte sami, kdykoli je můžete skrýt nebo smazat | do smazání nebo skrytí uživatelem, nejdéle po dobu trvání účtu |
| Fakturační údaje Trenéra (název, IČO, DIČ, adresa; podle zadaného IČO se doplňují z veřejného registru ARES), údaje o tarifu a platbách za Aplikaci (u online platby přes GoPay také identifikátor a stav platby, nikoli údaje o platební kartě) a související doklady | účtování a placení tarifu, plnění daňových povinností | plnění smlouvy; právní povinnost (písm. c)) | po dobu stanovenou zákonem, obvykle 10 let |
| IP adresa a technické údaje požadavků (např. prohlížeč), záznamy o omezení počtu pokusů o přihlášení, záznamy o chybách, auditní záznamy o tom, kdo co v organizaci změnil | zabezpečení Aplikace, ochrana před zneužitím, dohledání chyb a doložení změn | oprávněný zájem (písm. f)) | záznamy o chybách 90 dní; záznamy o omezení počtu pokusů (obsahují IP adresu) jeden den po vypršení časového okna; záznamy o přístupech správců platformy do organizací 2 roky; auditní záznamy o změnách v organizaci po dobu trvání účtu |
| Komunikace s námi (e-mail, hlášení chyb, žádosti o výkon práv) | vyřízení dotazu nebo žádosti, uplatnění a obrana právních nároků | oprávněný zájem; plnění smlouvy (písm. f), b)) | po dobu vyřízení a poté po dobu promlčecí lhůty, obecně 3 roky |
Obchodní sdělení v současnosti nerozesíláme. Pokud bychom s tím začali, použijeme e-mail jen na základě samostatného, výslovného souhlasu, který můžete kdykoli odvolat (obchodní podmínky, bod 7.9). Provozní zprávy (ověření e-mailu, obnova hesla, potvrzení rezervace, doklady) obchodním sdělením nejsou.
Neprovádíme automatizované rozhodování s právními účinky ani profilování.
Aplikace používá pouze cookies nezbytné pro její fungování (přihlášení a bezpečnost). Analytické ani reklamní cookies nepoužíváme, proto k nim neshromažďujeme souhlas.
Pro Trenéra (jako správce) zpracováváme v Aplikaci zejména:
Údaje o zdraví a tělesné údaje Klienta patří do zvláštní kategorie osobních údajů (čl. 9 GDPR). Trenér je smí zadávat jen tehdy, má-li k tomu právní titul, obvykle výslovný souhlas Klienta, a je povinen ho doložit (obchodní podmínky, bod 7.3). Údaje o tělesných parametrech v Pokroku (hmotnost, podíl tělesného tuku, poznámky) jde zapisovat jen se zaznamenaným souhlasem: Klient ho může udělit v Aplikaci, nebo Trenér potvrdí souhlas získaný jinak. Souhlas lze kdykoli odvolat v Aplikaci nebo u Trenéra; odvoláním se tyto záznamy smažou. Tyto údaje ukládáme šifrovaně.
Jak dlouho se údaje Klienta uchovávají, určuje Trenér jako správce. Údaje Klienta, kterého Trenér archivuje (přestane s ním spolupracovat), Aplikace po lhůtě zvolené Trenérem (1 až 10 let od archivace, výchozí 3 roky) automaticky anonymizuje; Trenér je na to 30 dní předem upozorněn e-mailem. Po ukončení účtu Trenéra údaje smažeme nebo anonymizujeme (obchodní podmínky, bod 10.4). V obou případech zůstávají údaje, které se musí uchovat ze zákona, například účetní doklady.
K provozu Aplikace využíváme tyto zpracovatele (sub-zpracovatele):
| Služba | Účel | Umístění dat |
|---|---|---|
| WEDOS Internet, a.s. (VPS hosting) | provoz serveru a databáze | ČR (EU) |
| Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd. a přidružené společnosti) | zpracování plateb kartou | EU; případný přenos mimo EU se zárukami dle GDPR |
| Resend (využívá infrastrukturu Amazon SES) | odesílání transakčních e-mailů | mimo EU, se zárukami dle GDPR (standardní smluvní doložky) |
| Fakturoid | vystavování účetních dokladů (jen pokud jej Trenér používá) | ČR (EU) |
| Google (Google Drive) | uložení šifrovaných záloh databáze mimo server Poskytovatele; zálohy jsou před odesláním šifrované klíčem, který má jen Poskytovatel | dle nastavení služby Google, se zárukami dle GDPR |
Zaplatí-li Trenér tarif online, předáme platební bráně GoPay (GOPAY s.r.o., ČR) e-mail plátce, částku, číslo objednávky a technický identifikátor platby, aby mohla platbu provést a potvrdit nám její stav. Údaje o platební kartě či bankovním účtu zadává plátce přímo GoPay, my je nevidíme ani neukládáme. GoPay údaje o platbě zpracovává jako samostatný správce (platební instituce s vlastními zákonnými povinnostmi) podle svých zásad ochrany osobních údajů; údaje Klientů GoPay nepředáváme.
Při zadání IČO Trenéra dotazujeme veřejný registr ARES; odesíláme jen samotné IČO. Údaje dále nepředáváme a neprodáváme třetím stranám k marketingovým účelům. Orgánům veřejné moci je poskytneme jen na základě zákona.
Údaje Klienta vidí Trenér, který Klienta v Aplikaci vede, a členové jeho týmu podle svých rolí a nastavení viditelnosti klientů ve studiu. Údaje jedné organizace jsou od ostatních organizací oddělené.
Někteří sub-zpracovatelé (zejména Stripe, Resend a Google) mohou údaje zpracovávat i mimo EU, včetně USA. Přenos se opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (např. EU–US Data Privacy Framework) nebo o standardní smluvní doložky. Kopii záruk vám na požádání poskytneme.
Údaje chráníme přiměřenými technickými a organizačními opatřeními: hesla ukládáme jen jako nevratný hash; komunikace probíhá šifrovaně (HTTPS); přílohy zpráv, údaje o tělesných parametrech v Pokroku a zálohy databáze jsou šifrované; přístup k datům je oddělený mezi organizacemi a podle rolí; důležité změny se zaznamenávají do auditního logu; Aplikace omezuje počet pokusů o přihlášení a chrání se proti běžným typům útoků. Absolutní bezpečnost nelze zaručit. Případné porušení zabezpečení, které by mělo dopad na vaše práva, oznámíme podle zákona.
Podle GDPR máte právo:
Žádost pošlete na info@trainsmart.cz. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce (v odůvodněných případech lze lhůtu prodloužit o dva měsíce, o čemž vás budeme informovat). Klient si své údaje z konkrétního studia může stáhnout přímo v portálu (Můj účet, Moje údaje) a tamtéž požádat o jejich výmaz — žádost dostane studio jako zprávu; správce studia pak může klienta anonymizovat (smažou se kontakty, poznámky, zprávy, tréninkové záznamy a přihlášení, faktury a doklady se ze zákona uchovají) a údaje klienta exportovat. Člen týmu studia si osobní údaje svého účtu stáhne a účet zruší sám v Aplikaci (Profil, Moje údaje a Zrušit účet): jméno, e-mail, profil a fotka se smažou a záznamy, které ve studiu vytvořil, zůstanou studiu pod označením „Smazaný uživatel“. Data celého studia exportuje a studio zruší jeho správce (Studio, Nastavení). Ostatní žádosti vyřizujeme ručně na základě e-mailu; před jejich vyřízením si můžeme ověřit vaši totožnost. Týká-li se žádost údajů, které zpracováváme pro Trenéra, předáme ji Trenérovi (viz bod 2.2).
Domníváte-li se, že zpracování porušuje předpisy o ochraně osobních údajů, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz).
Aplikace není určena dětem. Trenér smí zakládat Klienty mladší 18 let jen se souhlasem zákonného zástupce a u dětí mladších 15 let se souhlas se zpracováním údajů vyžaduje vždy od zákonného zástupce (obchodní podmínky, bod 3.4).
Tyto zásady můžeme aktualizovat, aktuální znění je vždy na trainsmart.cz/privacy. O podstatných změnách, které se týkají zpracování údajů Trenéra, ho budeme informovat e-mailem nebo v Aplikaci.